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Digitale Dienste für Events

Das Thema Digitalisierung wird branchenweit viel diskutiert und ohne Frage handelt es sich dabei um einen Trend, der schon jetzt neue Standards gesetzt hat.

Event-Management-Software erleichtert Organisatoren das Leben, digitale Tools machen Events spannender und bieten zahlreiche Ansätze für neue Marketing Ideen. Aber welche konkreten Ideen gibt es eigentlich? In diesem Blogartikel haben wir einige Beispiele für digitale Event-Services zusammengetragen.

Die Grundlage für digitale Dienste: Event-WLAN

Alle digitalen Dienste haben eines gemeinsam: ohne eine verlässliche Datenverbindung funktioniert gar nichts.

Eine holprige Verbindung führt nur zu Frustration bei Veranstaltern und Gästen. Eine schnelle Datenverbindung ist daher das Fundament für moderne Events. Das Signal muss schnell, stabil und unabhängig von der Gnade der Mobilfunkanbieter funktionieren. Event-WLAN ist die zuverlässigste Verbindung für alle Nutzer – denn WLAN hat heutzutage jedes Gerät.

Wir bauen für Sie WLAN für Events. Temporär für Produktionen oder als Festeinbau in Event-Locations.

Social-Media

Social-Media ist ein Teil des Alltags vieler Menschen. Daher ist es naheliegend, es auch zu einem Teil von Events zu machen, um die Aufmerksamkeit zu erhöhen und mit Gästen zu interagieren.

Der jeweilige Social-Media Kanal sollte bereits vor dem Event eingerichtet und bespielt werden, um erste Follower zu sammeln. Während des Events können dann Highlights, ergänzende Inhalte oder auch Gewinnspiele in den Kanal gepostet werden. Wichtig ist: die Inhalte sollten wertig sein und zur Interaktion anstiften. Außerdem können Gäste dazu ermuntert werden, eigene Inhalte in den Kanal zu posten oder an Freunde weiterzuleiten. In jedem Fall sollte der Social-Media Strategie ein durchdachtes Konzept zugrunde liegen, damit sich Erfolge wie z. B. eine höhere Bekanntheit einstellen.

WLAN-Marketing

Beim Verbinden zu einem freien Gäste-WLAN wird Nutzern immer eine sogenannte Login-Seite angezeigt, auf der diese sich einloggen können. Auf dieser Seite lassen sich nicht nur Werbeinhalte platzieren, sondern auch Marketing-Maßnahmen anstoßen.

Über einen sogenannten Social-Login via Facebook, Instagram oder E-Mail-Adresse können z. B. Kontaktdaten der Nutzer erfasst werden (natürlich DSGVO konform). Nach dem Event kann ein Mailing mit der Bitte um Feedback, mit Angeboten oder exklusiven Vorteilen an die Gäste versendet werden. Möglich ist auch ein automatischer Post auf der Facebook-Seite der Nutzer oder ein “Like” des Facebook- oder Instagram Profils. Wenn Sie eine App für Event anbieten, ist WLAN-Marketing ideal um diese zu bewerben und direkt zum Download anzubieten.

Bahrgeldloses Bezahlen

“Cashless Payment” (zu Deutsch: “Bargeldloses Bezahlen”) ermöglicht es Ihren Gästen einfach digital per EC- oder Kreditkarte und neuerdings auch mit ihrem Smartphone bargeldlos zu bezahlen.

Neben diesen Bezahlvarianten gibt es natürlich noch spezielle Chip-Karten oder Armbänder die auf dem Event ausgegeben werden und über die nicht nur die Bezahlung, sondern auch die Einlasskontrolle, Zugangsberechtigungen und relevante Statistiken abgewickelt werden können. Der Vorteil bei allen Methoden des bargeldlosen Bezahlens: Ihr Personal muss keine großen Mengen an Bargeld mehr verwalten und Gäste konsumieren im Allgemeinen mehr, da das Problem “Bargeld ist alle” nicht mehr besteht.

Teilnehmer-Interaktion

Interaktion mit Gästen über digitale Dienste wie Event-Apps ist eine der spannendsten Möglichkeiten digital gestützter Events. Es gibt unzählige Möglichkeiten Events interaktiv und damit auch interessanter zu gestalten.

Daher ließen sich darüber auch leicht ein Dutzend Blogartikel verfassen. Ob Abstimmungen, Umfragen, Beteiligungen an Vorträgen, Networking, Feedback oder Wortwolken. Technisch können all diese interaktiven Module in einer Event-App zusammengefasst werden. Welches Modul wann zur Verfügung steht, kann dabei natürlich live gesteuert werden. Event-Apps können auch vor dem Event an die Teilnehmer gesendet werden – so kann die Interaktion mit den Gästen sogar früher beginnen als das Event selbst.

Video-Streaming

Video-Streaming ist die Echtzeitübertragung von Bewegtbildern – meist direkt aus dem Internet.

Video-Streaming kann verwendet werden um das Event live ins Internet (z. B. direkt auf YouTube) zu senden oder um weit entfernte Ereignisse live per Video in das Programm einzubetten. So können z. B. Interviews, Live-Ereignisse oder Shows auf das Event gestreamt oder örtlich entfernte Veranstaltungen miteinander verbunden werden. Während früher noch Lastwagen voll mit Übertragungstechnik nötig waren, lässt sich Video-Streaming heute auch mit kleinem Budget für jedes Veranstaltungs-Format realisieren.

Interaktive Webinare

Eng verbunden mit Video-Streaming sind Webinare – und doch ist es etwas anderes. Denn hier kann auf beiden Seiten der Leitung miteinander interagiert werden.

Egal ob klassisches Interview oder Gruppendiskussion – Webinare lassen sich als interaktive Elemente ohne räumliche Begrenzung in das Veranstaltungs-Programm integrieren. Die Teilnehmer benötigen dafür keine speziellen Geräte. Moderne Webinar-Lösungen laufen auf jedem Laptop im Browser oder auf Smartphones und Tablets per App. So lassen sich auch Teilnehmer ohne großen technischen Aufwand in Video-Gespräche einbeziehen.

Virtual- und Augmented Reality

Bei Virtual Reality setzen Sie eine Brille auf und können sich dann in einer virtuellen Welt umschauen (manchmal auch bewegen). Mit Augmented Reality werden digitale Objekte in die reale Welt platziert.

Mit Augmented Reality richtet man z. B. seine Smartphone-Kamera auf einen Prospekt und auf dem Display erwachen die Bilder im Prospekt plötzlich zum Leben. Das klingt erstmal nach Spielerei? Na zum Glück! Denn dadurch können Sie komplexe Inhalte, die Sie auf Konferenzen oder Messen präsentieren möchten spielerisch, unterhaltsam und anschaulich darstellen.

Gamification

Mit Gamification spielen die Gäste während des Events nicht mehr aus langer Weile an ihren Smartphones herum, sondern weil ihre Themen in spielerischen Interaktion verpackt sind.

So können z. B. bestimmte Inhalte auf dem Event gesucht und in einer App gesammelt werden, der Austausch mit Teilnehmern bringt Spiel-Punkte und mit durch die Lösung von thematischen Quizzen werden Erfolge freigeschaltet, für die es eine kleine Belohnung in der echten Welt gibt. Gamification kann sehr effektiv sein, sollte aber immer gut durchdacht und professionell vorbereitet werden – sowohl inhaltlich als auch technisch.

Audio- und Videoguides

Bei diesem Dienst es darum, Audio- und Videoinhalte bereitzustellen die für Gäste weiterführende Informationen enthalten – und zwar zum richtigen Zeitpunkt.

So könnte z. B. an bestimmten Stellen per QR-Code oder NFC-Tag eine erklärende Tonspur oder ein Video aufrufbar sein. Müssen Leute auf dem Event anstehen? Dann stellen Sie doch Audio-Guides mit vorbereitenden Informationen bereit, um die Wartezeit zu überbrücken. Die Inhalte können Orts- und Zeitabhängig oder manuell gesteuert auf einer Webseite oder einer Event-App eingeblendet werden. Wichtig ist: nur ein Datei-Verzeichnis mit lauter Videos schaut niemand an. Präsentieren Sie die Inhalte stattdessen zum passenden Zeitpunkt auf den Smartphones Ihrer Gäste.

360° Video-Übertragung

Mit 360°-Streams wird aus der ehemaligen Werbephrase „Mittendrin statt nur dabei“ Realität. Mittels 360-Kamera wird ihr Event als Rundumblick ins Internet gestreamt.

Nutzer, die nicht selbst auf dem Event sein können haben so die Möglichkeit sich auf dem Event virtuell umzusehen. Dafür benötigen die Nutzer keine spezielle Software auf ihrem Gerät – das ganze läuft einfach über YouTube oder Facebook. Der Clou: wenn die jeweilige Person eine VR-Brille besitzt, kann sie sogar per Virtual Reality am Event teilnehmen. Gerade für Events wo das Programm nicht nur zentral auf einer Bühne abläuft können 360° Übertragungen sehr spannend sein.

Audio-Streaming

Audio-Streaming kann genutzt werden, um Ton-Inhalte direkt und live auf die Geräte der Gäste zu bringen.

Praktische Einsatzmöglichkeiten sind z. B. Dolmetscherdienste, Unterstützung für Hörgeschädigte oder Situationen in denen Ruhe erforderlich ist. Während für derartige Angebote früher noch einzelne und teure Systeme gemietet werden mussten, benötigt man heutzutage lediglich einen Laptop und Event-WLAN. Die Gäste erhalten einen Link, über den sie die passende Audio-Spur abrufen können. Dafür muss nicht einmal eine App installiert werden – es funktioniert über einfach über den Internet-Browser.

Online-Tickets

Online-Tickets sind mittlerweile zum Standard geworden. Auch Akkreditierungen, Gästelisten und sämtliche andere Einlass-Optionen werden mittlerweile digital abgewickelt.

Damit zählen digitale Ticketsysteme wahrscheinlich zu den Diensten, die sowohl für Veranstalter als auch für Gäste die größten Erleichterungen mit sich bringen. Hier ist es besonders wichtig, dass das System an eine verlässliche WLAN-Infrastruktur angebunden ist, denn nichts ist schlimmer, als wenn es nur wegen technischer Probleme am Einlass nicht weitergeht.

Cloud-Speicher

Cloud-Speicher (z. B. Dropbox oder Google Drive) sind Dienste mit denen Daten nicht lokal auf dem Rechner, sondern im Internet gespeichert sind. Besonders für Teams ist das eine tolle Sache.

Dokumente, Fotos, Datenbanken alles kann online abgerufen werden, sodass man immer und überall Zugriff darauf hat. Vorbei die Zeit, in der Word-Dateien in der zehnten Überarbeitung per Mail versendet wurde. Stattdessen arbeiten alle gemeinsam an einem Dokument, das immer aktuell ist. Den USB-Stick im Büro vergessen? Auch das kann nicht mehr passieren. Auf das WLAN sollte jedoch Verlass sein denn ansonsten wird der Zugriff auf Dateien in der Cloud zur Qual.

Digitales Programmheft

“Wo gibt es die Präsentation?”, “Wann geht es weiter?”, “Wo findet der Workshop statt?” – Kennen Sie diese Fragen? Mit einem digitalen Programmheft beantworten Sie Fragen von Gäste noch bevor sie gestellt werden.

Auf einer Event-Webseite oder in einer Event-App könne alle relevanten Informationen für das Event hinterlegt werden. Präsentationen können als Download angeboten werden und ganz nebenbei kann sogar Feedback zur abgefragt werden. Zusätzlich ist möglich Pushnachrichten zu versenden, z. B. um an den Beginn eines Programmpunktes zu erinnern. Digitale Programmhefte sind zusätzlich komplett agil, sodass sie jederzeit neue Informationen hinzufügen oder Bestehende ändern können.

Standortvernetzung

Unter Standortvernetzung versteht man die Verbindung von zwei entfernten Standorten per Datenleitung (eine sogenannte VPN-Verbindung), sodass man auch in dem entfernten Netzwerk arbeiten kann, als wäre man vor Ort.

Standortvernetzungen bieten sich immer dann an, die Geräte von Kunden, meistens aus Gründen der Datensicherheit, auf das interne Firmennetz angewiesen sind. Firmen, wie z. B. viele Versicherungshäuser oder medizinische Dienste, erlauben Mitarbeiter-Geräten den Zugang zum Internet nur über das eigene Netzwerk. Manche Dienste stehen auch nur Hausintern zur Verfügung, werden aber an der Event-Location benötigt. Auch hier lässt sich das Problem mit Standortvernetzung lösen.

Digitale Werbeflächen

Werbung digital auf Events zu platzieren bringt einige Vorteile: die Inhalte können jederzeit und von jedem Ort aus eingestellt werden, es können bewegte Bilder genutzt werden und es können Kontaktdaten gesammelt oder Interaktion ermöglicht werden.

Wenn es eigene Inhalte oder Inhalte von Sponsoren gibt, können diese digital auf dem Event platziert werden. Bei Gäste WLAN müssen sich Nutzer einmalig anmelden. Auf der entsprechenden Login-Seite haben Sie für diesen Moment die volle Aufmerksamkeit – ein idealer Ort für Ihre Werbebotschaft. Außerdem können Grafische Inhalte auf Displays ausgespielt und in Echtzeit angepasst werden – z. B. um dynamisch auf das Event zu reagieren. Für Sponsoren bedeutet dies eine deutlich stärkere Präsenz auf zusätzliche Werbeflächen.

Statistiken

Über ein Gäste-WLAN lassen sich vielfältige Statistiken über die Nutzer und deren Verhalten erfassen, welche sich während des Events und in der Nachbereitung nutzen lassen.

Erfassbare Daten sind z. B. “Wann haben sich die meisten Gäste eingeloggt?”, “Welches Alter bzw. Geschlecht haben die Gäste?”, “Aus welchem Land kommen die Gäste?”, “Welche Dienste haben die Gäste am intensivsten genutzt?”, “Wo haben sich die Gäste aufgehalten?” und einiges mehr. Außerdem können auch E-Mail-Adressen von Gästen erfasst werden (natürlich DSGVO konform) um später Kontakt aufzunehmen um z. B. Feedback zu bestimmten Programmpunkten einzuholen. Das Feedback kann dann den demografischen Daten zugeordnet werden.

Twitter-Wall

Mit einer Twitter-Wall können Sie Inhalte von Twitter live in Ihr Event einbinden. Auf diese Weise können sich Teilnehmer auf dem Event und Nutzer von anderen Orten gleichermaßen an Diskussionen beteiligen und Kommentare abgeben.

Gerade, wenn Gäste zu einer digitalen Beteiligung ermuntert werden sollen, bietet sich der Einsatz einer Twitter-Wall an. Die Gäste können dann unter Verwendung eines Hashtags (das bekannte #-Zeichen) Fragen und Kommentare posten. Die Twitter-Wall selbst ist ein großes Display (oder eine Leinwand) das am besten sehr prominent platziert wird (z. B. im Empfangs oder Networking Bereich – oder sogar auf der Bühne). Das motiviert zur Nutzung, denn die meisten Leute mögen es, ihre eigenen Beiträge auf der großen Leinwand zu sehen.

Instagram-Wall

Mit einer Instagram-Wall zeigen Sie alle Inhalte unter Ihrem Event-Hashtag auf einem Display oder einer großen Leinwand. Damit setzen Sie visuelle Eindrücke von Gästen groß in Szene und generieren außerdem Inhalte für Ihren Instagram Kanal.

Instagram ist die Plattform der Bilder. Besonders jüngere Generationen sind es gewohnt Eindrücke und Momente in Fotos festzuhalten und diese mit Freunden auf Instagram zu teilen. Dabei wird das Foto mit Hashtags (#) bestimmten Themen zugeordnet. Legen Sie ein Hashtag für Ihr Event fest und fordern Sie Ihre Nutzer auf eigene Inhalte damit zu versehen. Natürlich können Sie auch einen Mitarbeiter beauftragen während des Events eigene Inhalte zu produzieren. Auf Ihrer Instagram-Wall sind dann alle Posts mit dem festgelegten Hashtag zu sehen.

Besucherströme messen

Mit Besucherstrom-Messung können Sie die Performance Ihrer Live-Kommunikationsmaßnahmen auf Knopfdruck datenbasiert auswerten.

Zu diesem Zweck werden einer oder mehrere Sensoren an definierten Orten in der Location platziert. Basierend auf der WLAN-Technologie misst dieser Sensor das Verhalten der Veranstaltungsbesucher gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Die Daten stehen auf der Plattform in Echtzeit zur Verfügung. Sie können somit das Besucherverhalten an Ihrem Messestand analysieren, Event-Konzept optimieren und den Erfolg Ihrer Live-Marketingmaßnahmen anhand definierter KPIs bewerten.