WLAN gehört heute zu den Grundlagen jeder erfolgreichen Veranstaltung.
Doch genau hier lauern oft unangenehme Überraschungen. Kaum etwas fällt Gästen so negativ auf wie ein nicht funktionierendes Netzwerk.
WLAN ist auf Veranstaltungen ein Muss – aber oft gibt es Probleme, wenn es nicht richtig geplant wird. Viele Geräte, schlechte Technik oder dicke Wände können dazu führen, dass das Internet ausfällt oder langsam ist. Wer jedoch von Anfang an auf ein gut geplantes, stabiles WLAN setzt – also mit einem eigenen Internetanschluss, Sicherungen bei Ausfällen und getrennten Netzwerken für Gäste, Crew und VIPs – sorgt dafür, dass alle problemlos online sind.
Warum ist Event-WLAN solch eine Herausforderung?
1. Viele Geräte zur selben Zeit
Anders als im kleinen Büro greifen auf Events oft Hunderte Geräte gleichzeitig aufs WLAN zu. Normale WLAN-Lösungen stoßen da schnell an Grenzen.
Ein Beispiel
Bei einem Tech-Event mit 2.000 Teilnehmern war zwar die Bandbreite ausreichend, aber der Router vergab keine neuen Adressen mehr, weil der Router in der Standardkonfiguration nur 254 IP-Adressen vorgesehen hatte. Das Resultat: Mehr als 254 Besucher kamen nicht ins Netz. Es ist fast schon ein Klischee, dass selbst große Konferenzen von Top-Tech-Firmen mit instabilem WLAN kämpfen.
2. Überlastete Standard-Netze
Viele Locations werben mit WLAN, das aber oft nicht exklusiv für Events reserviert ist – so teilen sich Teilnehmer die Verbindung mit anderen Nutzern und es kommt zu Engpässen. Auch nicht angepasste Konfigurationen können ein Problem darstellen: Wird beispielsweise nur ein IP-Adresspool von 254 Adressen vergeben, stehen Nutzer ab Gerät Nr. 255 plötzlich ohne Netz da.
3. Ungünstige Umgebung
Bauliche und technische Gegebenheiten in Event-Locations, wie dicke Wände oder Messehallen mit viel Stahl, können das WLAN-Signal dämpfen. Zudem funken hunderte Fremdgeräte gleichzeitig – was Interferenzen verursacht.
Ein Beispiel: Berüchtigt ist der Vorfall auf einer Apple-Keynote 2010, als Steve Jobs sein iPhone nicht vorführen konnte, weil über 500 WLAN-Geräte im Saal die Verbindung störten. Er bat schließlich die Blogger, ihre eigenen Wi-Fi-Hotspots („MiFi“) abzuschalten. Dieses Beispiel zeigt: Je mehr Funksender aktiv sind, desto instabiler kann ein unkoordiniertes WLAN werden.
4. Kein Backup bei Ausfall
Die Abhängigkeit von einer einzigen Internetleitung ist riskant. Fällt diese aus – etwa durch eine technische Störung beim Provider – steht das Event ohne Internet da. Viele Locations verfügen nicht über eine redundante Anbindung, sodass auch bei lokal funktionsfähigem WLAN der Internetzugang fehlt.
5. Sicherheitslücken
Rechtliche Absicherung: Öffentliche sind oft ungenügend gesichert. Ein offenes WLAN ohne Passwort ist bequem, birgt aber Risiken: Wer haftet bei Missbrauch? Zwar wurde die Störerhaftung in Deutschland entschärft, aber die Rechtslage bleibt komplex. Zudem können offene Netze Verbindungsprobleme verursachen, da neuere Geräte unverschlüsselte WLANs aus Sicherheitsgründen ablehnen.
Firewall: Die Firewall muss gewissenhaft eingerichtet sein. Ohne korrekt eingerichtete Firewall besteht die Gefahr, dass Gäste auf interne Daten zugreifen – ein No-Go, wenn Kassen oder Präsentationsrechner im selben Netz hängen.
Fazit
Event-WLAN kann zur Stolperfalle werden. Überlastung, Funk-Chaos, Ausfälle und Sicherheitsprobleme – all das ist ohne spezielle Vorkehrungen wahrscheinlich. Mit richtiger Planung und Profi-Technik lässt sich jedoch ein stabiles WLAN bereitstellen, bei dem keine Beschwerden aufkommen.
WLAN-Checkliste: So planen Sie Ihr Event-WLAN
Check 1 – Internet-Anbindung
„Haben wir genügend Bandbreite und Kapazität nach draußen?“
Gibt es eine exklusive Leitung?
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltung eine reservierte Internetleitung bekommt – nicht gemeinsam mit anderen genutzt
- Optimal ist eine dedizierte Verbindung nur für das Event. Im Zweifel einen eigenen, zusätzlichen Zugang wie das Multi-LTE/5G Case mieten.
Wie ist die tatsächliche Geschwindigkeit?
- Verlassen Sie sich nicht auf „theoretische“ Angaben des Anbieters
- Testen Sie die Bandbreite vor Ort, um sicherzugehen, dass die versprochenen Mbit/s auch wirklich ankommen.
Gibt es genug Upload?
- Denken Sie auch an den Upload, etwa für Streams, Video-Uploads oder VPN-Verbindungen.
- Oft ist der Upload bei Anschlüssen begrenzt, sodass ein symmetrischer Anschluss oder zusätzliche Upload-Bandbreite, z. B. per Bonding, nötig sein kann.
Priorisierung der Verbindung
- Erfragen Sie, ob wichtige Dienste Vorrang auf der Internetleitung erhalten.
- Beispielsweise sollte ein Livestream oder VoIP-Telefonie priorisiert werden, um Netzüberlastungen zu vermeiden.
Check 2 – WLAN-Netzwerk vor Ort
„Erreicht das Funksignal alle Teilnehmer – stabil und schnell?“
Gibt es ausreichend WLAN-Sender (Accesspoints)?
- Für große Flächen oder viele Nutzer sind mehrere Accesspoints Pflicht.
- Faustregel: 1 AP pro 50 bis 100 Nutzer.
Werden moderne Frequenzbänder angeboten (5 GHz & 6 GHz)?
- Werden mehrere WLAN-Frequenzen angeboten? (2,4 GHz hat zwar mehr Reichweite, ist aber oft überfüllt – 5 und 6 GHz bieten mehr Kanäle und bessere Performance.)
- Unterstützt das WLAN mindestens den „WLAN 6“-Standard?
Wird Überlastung aktiv vermieden?
- Setzt das System Bandbreitenlimits pro Nutzer?
- Verteilt die Kapazität automatisch gleichmäßig auf alle verbundenen Geräte?
Gibt es separate WLAN-Netze?
- Ist das WLAN für Gäste, Crew und VIPs, getrennt, um Sicherheit und Leistung zu optimieren?
- Erhalten kritische Gruppen garantierte Bandbreite?
Check 3 – Sicherheit & Zuverlässigkeit
„Ist das Netz geschützt und ausfallsicher?“
Netzwerksicherheit
- Client-Isolation verhindert, dass Gäste einander ausspionieren können.
- WPA2/WPA3-Verschlüsselung ist Pflicht – kombiniert mit Firewall-Regeln, die den Zugriff auf das interne Netz einschränken.
- Klären Sie außerdem, ob ein VPN-Tunnel genutzt wird, um Haftungsrisiken zu vermeiden oder ob die Haftung anderweitig ausgeschlossen ist.
Vor-Ort-Support
- Lassen Sie sich zusichern, dass im Fehlerfall schnelle Unterstützung verfügbar ist.
- Idealerweise mit Remote-Monitoring und einem Techniker vor Ort.
Backup-Lösung
- Ein automatischer Failover auf eine Backup-Leitung (z. B. LTE/5G) ist entscheidend.
- Minimum sollte ein manuelles Backup sein (per Umstecken auf eine alternative Verbindung).
Testlauf & Abnahme
- Testen Sie das Netzwerk vorab, um sicherzustellen, dass die WLAN-Netze sichtbar sind und Sie sich einloggen können
- Prüfen Sie, ob die Bandbreite ausreicht.
Zusammengefasst
Für ein gutes Event-WLAN braucht es:
- eine schnelle, zuverlässige Internet-Anbindung
- eine stabile WLAN-Versorgung für alle Geräte
- Backup & Redundanz für den Störungsfall
- Eine sichere Konfiguration mit kompetentem Support
Wenn all diese Aspekte erfüllt sind, läuft alles reibungslos – und genau das ist das Ziel.
Bewährtes Vorgehen aus der Praxis
Wie sieht es in der realen Event-Praxis aus? Hier einige bewährte Maßnahmen und Beispiele, die sich bei großen Veranstaltungen durchgesetzt haben:
- Profis frühzeitig einbinden
IT-Experten sollten von Anfang an dabei sein, um technische Fallstricke wie Genehmigungen und Frequenzmanagement zu vermeiden. Beispiel: Bei einem Festival mit 20.000 Besuchern sorgte ein durchdachtes WLAN-Konzept mit temporären Masten und Backup-Satellitenverbindung für einen reibungslosen Ablauf. - Mehrere Netze für verschiedene Nutzer
Gäste, Crew und VIPs benötigen getrennte Netzwerke. Eine Konferenz nutzte beispielsweise drei WLAN-Netze („Guest WLAN“, „Staff Wi-Fi“ und „Media WLAN“), um jedem die passende Leistung zu bieten. - Traffic-Shaping & Filter
Streaming-Dienste oder Updates sollten limitiert oder blockiert werden, um unnötige Last zu vermeiden. Auf einer Messe wurde die Event-App priorisiert, sodass Live-Interaktionen störungsfrei verliefen. - Monitoring & schneller Eingriff
Ein Echtzeit-Dashboard zeigt Auslastung, Bandbreitenverbrauch und Störungen. So kann bei einem Kongress ein überlasteter Access Point sofort entlastet werden, indem Teilnehmer automatisch auf andere APs umgeleitet werden. - WLAN als Mehrwert nutzen
Ein stabiles WLAN kann zusätzlich Sponsoring und Interaktion fördern – etwa über eine interaktive Startseite im Gäste-WLAN mit Event-Updates und Live-Umfragen.
Fazit
Ein gut geplantes Event-WLAN ist kein Hindernis, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor. Frühzeitige Planung, klare Netztrennung, Lastmanagement und Monitoring sorgen für eine stabile Verbindung und zufriedene Gäste.
