19.12.2019 On The Road
Koffer mit Urlaubsutensilien, Kamera und Laptop

Unterwegs arbeiten – eine Bestandsaufnahme

Unterwegs zu arbeiten kann schnell zu einer Nervenprobe werden. Mit der richtigen Vorbereitung kann man aber auch am Remote-Arbeitsplatz produktiv sein.

Heute wird es Zeit mal über ein Thema zu schreiben, das mich schon länger beschäftigt: unterwegs arbeiten. Wenn man, wie wir, Event-WLAN und Dienste für Events anbietet ist man naturgemäß viel unterwegs und arbeitet auch außerhalb vom eigenen Büro. So konnten wir damit so einige Erfahrungen machen. Die Werbung möchte uns ja schon seit Langem weiß machen, dass man eigentlich nichts weiter braucht als einen Rucksack, ein aktuelles Smartphone und ein schickes Notebook. Wir kennen alle diese Bilder von glücklichen Menschen in der Natur und dem Laptop auf dem Schoß. Immer und vor allem überall produktiv. Warum sollte man da noch in ein Büro gehen?

So romantisch ist es in der Realität allerdings eher selten, das habe ich in einigen Selbstversuchen festgestellt. Aber mit etwas Vorbereitung kann es klappen. Und wer beruflich viel unterwegs ist oder seinen Chef vom Homeoffice (das ja nicht immer im Home sein muss) überzeugt hat, kann mit wenigen Kniffen tatsächlich produktiv sein. Darum geht es in dieser kleinen Bestandsaufnahme.

In meinem ersten Versuch, eine Woche woanders zu arbeiten habe ich alles falsch gemacht. Ich habe Reisen, Urlaub und Arbeiten durcheinander gewürfelt. Seit dem trenne ich das strikt. Wenn ich reise, brauche ich nur einen Rucksack und jede Unterkunft ist mir recht. Wenn ich Urlaub mache, mag ich es gemütlich und halbwegs komfortabel und beim Arbeiten brauche ich, trotz allem, einen richtigen Arbeitsplatz. Als ich also damals in Lissabon zum ersten Mal probiert habe ernsthaft unterwegs zu arbeiten habe ich in einem alten und kalten Studenten-Hostel übernachtet und dort auch gearbeitet. Das heißt, ich habe es versucht. Für Aufgaben die normalerweise 30 Minuten dauern habe ich fast den ganzen Tag benötigt. Ich war ständig abgelenkt, das Internet war höchst unbeständig und mein Arbeitsplatz, wenn man es so nennen möchte, war ein Tisch, der für meinen Stuhl viel zu hoch war. Dazu war mein Zimmer zwar günstig aber auch winzig. Nur, woanders gab es keinen Rückzugsort. Das alles wäre auf Reisen völlig okay gewesen aber arbeiten konnte ich so nicht. Nach 3 Tagen war ich völlig fertig – so als hätte ich wochenlang durchgearbeitet und ich wusste, ich muss etwas ändern.

Als Erstes habe ich mir einen Coworking-Arbeitsplatz gemietet (Ruhe und herrlicher portugiesischer Kaffee) und habe all die Kleinigkeiten eingekauft, an die ich vorher nicht gedacht hatte. Z. B. ein USB-Netzteil, mit dem man mehrere Geräte gleichzeitig laden kann. Sonst hat man ständig leere Geräte – solche Kleinigkeiten können ganz schön frustrierend sein.

Als Nächstes habe ich mir ein geräumiges Airbnb Zimmer gesucht. Für mich allein, mit Küche und einem bequemen Bett. Und von da an wurde schon mal alles besser.
Jetzt hatte ich ein gemütliches Zuhause, einen Arbeitsweg der auch eine räumliche Trennung darstellte und ein Büro mit stabilem WLAN und einer guten Arbeitsatmosphäre. Fast wie daheim – nur woanders. Seit dem habe ich alles, was mich in meiner Produktivität behindert aufgeschrieben und behoben, sodass ich mittlerweile woanders so gut arbeite wie im Büro.

Vielleicht inspiriert es den einen oder anderen – daher habe ich die für mich hilfreichsten Dinge mal zusammengefasst.

 

Unbequem und bald ohne Akku: so wenig romantisch endet die Remote-Arbeit nicht selten

 

Struktur

Dienst ist Dienst

Ich glaube nicht mehr an die romantischen Bilder, in denen Menschen im Sonnenuntergang auf einem Felsvorsprung arbeiten. Es mag sein, dass es Menschen gibt, die das können. Ich meine mittlerweile, man sollte entweder Reisen und Urlaub machen oder eben woanders arbeiten. Beides zusammen funktioniert nur bedingt, da die Arbeit einen erschöpft und man meistens ganz andere Standards benötigt, um sich zu erholen.

Erholung

Stichwort Erholung. Nach so einem Arbeitstag ist man meistens geschlaucht. Es ist wichtig, dass man weiß, was man selbst zur Erholung benötigt – auch, oder gerade beim unterwegs arbeiten. Eine schöne Ferienwohnung oder ein Hotelzimmer sollte drin sein. Von einem Hostel würde ich dagegen abraten.

Gutes WLAN

Das kann man nicht oft genug sagen. Nichts ist schlimmer, als wenn man erst stundenlang eine Arbeitsumgebung einrichten muss, die Daten im Schneckentempo eintrudeln oder Skype-Calls zusammenbrechen. Das bringt Frust und killt jede Produktivität. Am besten vorher informieren, wie gut die Internetanbindung ist.

Echter Arbeitsplatz

Jeder hat andere Ansprüche an seinen Arbeitsplatz – die sollten aber erfüllt sein. Ich für meinen Teil brauche halbwegs Ruhe und etwas Platz. Das klingt nicht sehr anspruchsvoll, ist aber unterwegs manchmal eine Herausforderung. Das weiß jeder, der schon einmal versucht hat in einem überfüllten Café in einen Workflow zu kommen. Am besten im Vorfeld informieren, ob es in der Nähe Co-Working-Spaces gibt. So hat man immer noch einen Plan B oder mietet sich von vornherein dort ein.

Rückzugsort

Das ist eigentlich sehr ähnlich zum Stichpunkt “Erholung”. Auf Reisen ist man einfach sehr viel unter Menschen. Aber nach einem Arbeitstag kann es vorkommen, dass man einfach mal ein paar Minuten oder Stunden für sich braucht. Es ist gut irgendwo eine Tür zu haben, die man hinter sich schließen kann, um Energie zu tanken. Neben dem Badezimmer natürlich ;)

 

DInge, die man nicht vergessen sollte wenn man unterwegs arbeiten will.
Mein Standard-Setup, wenn ich unterwegs arbeite

 

Hardware

Notebook

Selbstredend. Ohne Notebook geht nichts. Allerdings lohnt es sich, hier auf Leistung, Akkulaufzeit, Formfaktor und Gewicht zu achten. Mehr als 13 Zoll sollten es meiner Erfahrung nach nicht sein. Ich persönlich setze seit Jahren auf das “Dell XPS 13”. Ich kenne auch viele, die auf die Microsoft Surface Geräte schwören. Apple-Liebhaber werden bei den MacBooks aber natürlich auch fündig. Ein lahmes oder schweres Notebook wird einen aber auf jeden Fall nicht glücklich machen.

Maus

Wer zu den Touchpad-Fingerakrobaten gehört, wird das vielleicht nicht verstehen. Ich bekomme nach wenigen Stunden Touchpad-Nutzung Krämpfe in den Fingern und brauche zum entspannten Arbeiten einfach eine Maus. Wichtig: wenn Kabellos dann per Bluetooth (also ohne extra USB-Dongle) und außerdem sollte die Maus während des Ladevorgangs nutzbar sein (Details, die richtig nerven können). Ich empfehle hier die “Logitech Mx Anywhere” –  klein, robust und zuverlässig.

Powerbank für Notebook

Den heimischen Luxus, überall eine Steckdose zu haben lernt man unterwegs schnell zu schätzen. Wenn der Strom weg ist, steht man hilflos da – es sei denn, man hat vorgesorgt. Moderne Ultrabooks halten heutzutage echte 8h durch (von den Behauptungen der Hersteller muss man immer gut 30% abziehen).  Aber es kann immer passieren, dass man das Laden vergisst oder nach 8h eben noch immer keine Steckdose verfügbar ist. Dafür gibt es mittlerweile Powerbanks, die stark genug sind um einen Laptop zu laden – wenn auch nicht im laufenden Betrieb. Ich empfehle hier die “Anker PowerCore+”. Es kann wirklich extrem hilfreich sein, im Fall der Fälle eine Energiereserve zu haben – z. B. mitten im Video-Meeting.

Powerbank

Nochmal Powerbank. Ja, auch die normale Standard-Powerbank sollte nicht fehlen. Leicht genug um sie auch mal in die Jacke zu stecken und stark genug um das Handy mindestens einmal richtig vollzuladen. So ziemlich jedes kleinere Gerät läuft mittlerweile über USB-Strom. Daher sind die Powerbanks nicht mehr nur für Smartphones, sondern universal einsetzbar und immer hilfreich.

iPad

Ich schreibe hier bewusst nicht “Tablet”, sondern iPad. Denn diese Geräte sind für mich, neben dem Microsoft Surface, die einzigen ernst zunehmenden Tablet-Geräte. Guter Akku, schnelle Reaktionszeit und viele qualitativ gute Apps. Das iPad hat aber für mich noch einen weiteren, unverzichtbaren spezial Nutzen: mit der tollen Software “Duet” lässt es sich an jedem Windows und Apple-Computer als zweiten Bildschirm nutzen. Denn ich persönlich möchte meinen zweiten Monitor auch unterwegs nicht mehr missen (ich frage mich mittlerweile sogar, wie Leute überhaupt noch mit nur einem Monitor arbeiten können – aber das nur am Rande ;)

reMarkable

Das reMarkable-Tablet ist ein digitaler Notizblock, auf dem man so schreibt wie auf normalem Papier. Ich mache gerne viele handschriftliche Notizen und Skizzen. Zettel gehen oft verloren – beim reMarkable wird alles in der Cloud gesichert. Auch zum Lesen längerer PDFs ist das Gerät bestens geeignet. Ich benutze es mittlerweile jeden Tag und in meinem normalen Alltag zu Hause.

Kabel-Kopfhörer

Die Betonung liegt hier auf “Kabel”. Und wenn euer Telefon keinen Klinken-Eingang mehr hat, dann besorgt euch einfach welche mit USB-C (Android) oder Lightning-Anschluss (Apple). Überhaupt sollten alle wichtigen Geräte auch per Kabel funktionieren – denn Akkus sind traditionell immer im ungünstigsten Augenblick leer. Vor allem aber gilt das für Kopfhörer (natürlich mit Mikrofon). Diese sind aus meiner Sicht überhaupt am aller wichtigsten von allem und sollten daher stets einsatzbereit sein. Unterwegs ist es oft laut und das macht sich schlecht beim telefonieren oder bei Video-Konferenzen. Gute Headset schirmen Umgebungsgeräusche sowohl von den Kopfhörern als auch vom Mikrofon ab. Eine schlechte Verbindungsqualität kann extrem nervtötend sein.

Smartphone

Ok, das ist wohl so selbstverständlich wie ein Laptop. Das Smartphone bietet einfach den schnellsten Zugriff auf Informationen, was gerade unterwegs hilfreich ist. Schnell mal was abfotografieren (Google Fotos), kurz eine Notiz machen (Google Notizen) oder für den Notfall als mobiler WLAN-Hotspot. Vieles, das zu Hause “nice to have” ist, wird unterwegs erst so richtig hilfreich.

USB-C Dockingstation

Das Notebook sollte am besten über USB-C verfügen. Denn so lässt sich mit einer entsprechenden Dockingstation jeder Adapter-Frust vermeiden. Ihr seid irgendwo zu Gast und könnt das HDMI-Kabel für die Präsentation nicht anschließen, weil euer Notebook keine Buchse hat? Schlecht. Es Internet nur per Kabel? Oh oh, auch diesen Anschluss sucht man bei neueren Notebooks vergeblich. Ich empfehle hier die “YXwin USB C Hub, Triple Display”. Das Teil hat sogar einen VGA-Port. VGA? Ja – ich weiß. Aber wie sagt mein Kollege Daniel immer so schön: Lieber haben als brauchen.

Multi USB-Netzteil

Mittlerweile lässt sich fast jedes Gerät über USB laden – aber man hat nur ein Netzteil dabei? Es ist nicht schön, sich entscheiden zu müssen ob das Smartphone, die Powerbank oder der Kindl leer bleibt. Zum Glück gibt es inzwischen USB-Netzteile mit 3 und mehr Ports. Eine sehr nützliche Sache!

Chromecast

Jetzt werden einige sagen: Spielerei! Ja, stimmt. In den meisten Ferienwohnungen und Hotelzimmern gibt es zwar einen Fernseher, aber das war’s auch schon. Und wenn man keine Lust auf “Bares für Rares” oder “Trucker-Babes” hat, wird es eng im deutschen Fernsehprogramm. Gut also, wenn man seinen Chromecast dabei hat und selbst jeden Film oder YouTube-Videos vom Handy auf den Fernseher streamen und den Feierabend genießen kann.

Bluetooth Box

Egal ob man einfach mal mit anderen Musik hören will, die Kopfhörer satthat oder in der Ferienwohnung ein bisschen rocken will. Musik tut gut – und ich persönlich vermisse meine Bluetooth-Box schmerzlich, wenn ich sie mal vergessen habe.

E-Book-Reader

Ich war nie ein Freund von eBook-Readern. Echte Bücher sind einfach schöner und die meisten Reader sind obendrein hässliche und völlig unromantische Geräte. Aber seit dem ich unterwegs mal ein Buch auf dem Smartphone durchgelesen habe, bin ich Besitzer eines eBook-Readers. Es ist einfach praktisch. Man hat alle Bücher dabei, kann sich Notizen machen leicht ist das Ding obendrein. Ich glaube, wer viel unterwegs ist, braucht einen E-Book-Reader. Es gibt mittlerweile übrigens bessere und günstigere Alternativen zum Kindle. Die “Tolino”-Geräte zum Beispiel.

Stadia

Jetzt wirds albern. Aber es stimmt einfach – seit dem Launch von Google Stadia bin ich begeisterter Nutzer und nehme den Controller mit auf meine Arbeits-Reisen. Stadia ist im Prinzip wie eine Playstation ohne Gerät. Die Spiele werden online berechnet dann nur noch gestreamt. Man braucht also nur eine halbwegs flotte Internetverbindung und kann dann überall spielen – als hätte man eine Konsole dabei. Wen eine kleine Daddel-Runde am Abend entspannt (so wie mich), für den ist Stadia am (Unterwegs-)Feierabend eine feine Sache. Alle anderen brauchen es wohl eher nicht ;)

Aspirin

Habe ich immer dabei. Oft kann man eben nicht einfach schnell nach Hause und muss noch für ein paar Stunden funktionieren oder durch die Gegend fahren. Im Fall der Fälle gibt man da ein Königreich für eine Aspirin.

Software

tripmode.ch

Die meisten Programme (zuallererst die Betriebssysteme selbst) sind verdammt Daten hungrig. Kaum gibt es eine WLAN-Verbindung, geht es los mit irgendwelchen Synchronisationen, Updates und Downloads. Wenn man aber gerade über das Smartphone mit begrenztem Datenvolumen verbunden ist oder die WLAN-Verbindung im Hotel wieder mal so richtig langsam ist kann man diese Bandbreiten-Diebe nicht gebrauchen. Mit dem kleinen Programm “Tripmode” lässt sich einfach festlegen, welche Programm online gehen dürfen. Alle anderen werden einfach ausgesperrt.

Sipgate

Wenn eure Festnetznummer noch nicht über Sipgate läuft, solltet ihr euch das mal anschauen. Sipgate ist sozusagen eine Telefonanlage im Internet. Das heißt, sobald ihr online seid, kann man euch unter eurer Festnetznummer erreichen. Anrufbeantworter-Nachrichten kommen als MP3 per E-Mail. Eurer Kunden merken auf diesem Wege noch nicht mal, dass ihr irgendwo anders seid – denn selbst wenn ihr raus telefoniert, wird die Festnetznummer angezeigt. Besser bekannt ist diese Technik als “Voice over IP” oder kurz VoIP.

Bria

Bria ist sozusagen das Telefon für Sipgate. Es handelt sich um ein kleines Programm, in das die Sipgate Zugangsdaten eingetragen werden. Und schon lässt es sich verwenden wie ein normales Festnetz-Telefon. Alles was benötigt wird, ist eine Internetverbindung. Wer immer euch erreichen will, ruft unter der Festnetznummer “gefühlt” in eurem Büro an und ihr nehmt das Telefonat mit Bria an. Ob ihr gerade in Sidney, San Francisco oder Hintertupfingen seid, ist dabei völlig egal.

PIN eBrief

Manchmal muss man noch Briefe verschicken. Offizielle Dokumente, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen – manche Geschäftspartner bestehen auf die Papierform. Unterwegs kann das ein Problem werden – es sei denn, man nutzt den eBrief von PIN. (Ich glaube die Post hat ebenfalls einen eBrief, der ist aber teurer). Im entsprechenden Portal lädt man einfach sein PDF hoch und PIN versendet das Dokument als echten, haptischen Brief. Inklusive Ausdruck und Briefumschlag.

Telegram

Was, nicht WhatsApp? Ja, genau. Denn WhatsApp hat einen gravierenden Nachteil. Man kann es nur auf einem einzigen Smartphone verwenden. Nicht am Tablet und nicht am Rechner (ich weiß, es gibt diesen Web-Modus, wo man einen QR-Code scannen muss. Aber der funktioniert nur, solange das Handy an ist). Unterwegs kann es aber immer passieren, dass das Smartphone leer oder gar verloren gegangen ist. Das heißt für alle WhatsApp-Nachrichten, die noch nicht im Backup sind: ByeBye. Telegram lässt sich dagegen auf beliebig vielen Geräten installieren und parallel nutzen. Euer Smartphone ist weg? Dann könnt ihr alle Chat-Verläufe im Browser sehen – alle Informationen sind noch da.

Cloud-Speicher

Egal on GoogleDrive, OneCloud oder Dropbox. Nutzt auf jeden Fall und immer einen Cloud-Speicher. Egal welches Gerät verloren geht – die Reaktion sollte immer “Blöd, aber kein Drama” und nicht “Aaahh – totale Katastrophe” sein. ALLE Daten von ALLEN Geräten sollten sich immer automatisch in die Cloud synchronisieren. Chat-Nachrichten (Stichwort “Telegram”), Dateien, Fotos – einfach alles. Und zwar wirklich automatisch – man vergisst es sonst sowieso.

Für Fotos empfehle ich dafür “Google Fotos” und für Notizen die “Google Notizen”-App. Geräte sind (unter Schmerzen) schnell wieder beschafft, die Daten vielleicht niemals.

Duet

Mit dieser kleinen App lässt sich das iPad an jedem Windows- oder Mac-Computer als zweiter Monitor verwenden. Ich habe es oben unter “iPad” schon beschrieben – wer zu Hause mit zwei Monitoren arbeitet, möchte diese auch unterwegs nicht missen. Und es gibt keine kompaktere Lösung als das iPad mit “Duet” als einen solchen zweiten Monitor zu nutzen.

 

Ich hoffe, ich konnte mit dieser Auflistung, die eine oder andere Anregung für den nächsten Arbeits-Trip geben. Denn mit der richtigen Vorbereitung ist es wirklich toll und oftmals auch richtig inspirierend einfach mal eine Woche lang etwas anderes zu sehen. Sei es nun im fernen Ausland oder einfach nur in der Uckermark.

 

Max Pohl
Marketing & Digitale Dienste
max.pohl@eventnet.de

 

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