5 Gründe, warum Festivals Event WLAN brauchen

Wen könnte das noch interessieren?

Auch wenn der Sommer noch nicht in Sicht ist, sind die Vorbereitungen für die Festival-Saison 2020 schon vollem Gange. Nicht wenige Festivals sind bereits jetzt ausverkauft und hinter den Kulissen wird überlegt, was man in diesem Jahr anders, besser und neu machen kann.

Ein dominierendes Thema in der Eventbranche ist die Digitalisierung und das ist bei Open-Air-Festivals natürlich nicht anders. Deshalb haben wir in diesem Artikel einmal zusammengefasst, welche die interessantesten Anwendungen sind um die Arbeit für Festival-Organisatoren zu  erleichtern und das Erlebnis für Gäste zu verbessern.

Alle diese Dienste basieren natürlich auf einer Datenverbindung. Deshalb ist WLAN für Events nicht nur ein Internetzugang für Organisatoren oder Gäste, sondern viel mehr das Fundament für alle digitalen Dienste, auf die man sich in der heißen Phase natürlich verlassen muss.

Hier gibt es unser PDF „Festival WLAN“ zum Download.

 

1. Bargeldloses Bezahlen

Besonders auf Veranstaltungen wo Gäste nicht ohne Weiteres Bargeld abheben können, spielen alternative Bezahlmöglichkeiten eine große Rolle. Auf einem Festival kann es schnell passieren, dass das Bargeld ausgeht. Wenn es dann möglich ist an Essen-Ständen, am Merchandise und anderen Verkaufspunkten mit der Kreditkarte oder dem Handy bezahlen zu können ist das für die Gäste natürlich eine riesige Erleichterung. Grundlegend gibt es zwei unterschiedliche Ansätze, um bargeldloses Bezahlen zu ermöglichen.

Bezahlen per Visa-Karte oder Handy

Hierfür wird einfach ein Kontaktlos-Terminal benötigt, das mit dem eigenen Bankkonto verknüpft und mit dem WLAN verbunden ist. Natürlich bietet Eventnet solche Terminals zur Miete an und richtet diese auch nutzungsfertig ein.

  • sehr einfache Bereitstellung die jeder Standbetreiber auch selbst vornehmen kann
  • die Gäste können genau wie im Alltag mit ihrer Karte oder ihrem Handy bezahlen
  • In der Nähe des Verkaufspunktes muss WLAN verfügbar sein

Bezahlen per Prepaid-Armband

Bei diesem Ansatz bekommen die Gäste ein Armband mit einem eingebauten RFID-Chip (idealerweise das Eintrittsarmband). Auf diesen Chip wird ein beliebiger Geldbetrag gebucht. Das geschieht entweder bereits im Vorfeld bei der Ticketbestellung oder vor Ort. Schön ist es natürlich, wenn auch diese Transaktion bargeldlos möglich ist.

Am jeweiligen Verkaufsstand muss nun lediglich das Bändchen an ein Lesegerät gehalten werden und schon ist die Zahlung erledigt.

  • Die Gäste benötigen nichts außer ihrem Festivalarmband. Selbst wer nackt über das Gelände hüpft, kann sich ein Bier kaufen :)
  • Alle Geldeingänge können zentral und live überwacht werden
  • Das System muss vom Veranstalter bereitgestellt werden
  • Für eine einwandfreie Funktion wird auf der Veranstaltung WLAN benötigt

Insgesamt kommt man um das Anbieten von digitalen Bezahlmöglichkeiten früher oder später nicht herum. In einem früheren Blogeintrag haben wir uns schon einmal näher mit dem Thema „Bargeldloses Bezahlen auf Events“ beschäftigt.

 

2. Digitale Tickets und Gästelisten

Die meisten Gäste bestellen ihre Tickets heutzutage online. Aber auch die Organisation von Gästelisten und Presseakkreditierungen wird natürlich in irgendeiner Form online abgewickelt. Seien es Eventplanning-Tools, Google-Spreadsheets oder eine klassische Excel-Datei die irgendwo in einem Cloud-Speicher liegt. Auf dem Event selbst möchte man natürlich weiterhin auf diese Informationen zugreifen. Alles offline auf USB-Sticks zu speichern ist sicher keine Option, denn gemeinsame Dokumente im Internet sind immer aktuell während die Daten auf einem USB-Stick schlicht schon nach wenigen Stunden veraltet sind.

Vor Ort sollten folgende Fragen gar nicht erst aufkommen:

  • ist das Ticket gültig?
  • wo ist die aktuelle Gästeliste?
  • wer wurde kurzfristig noch akkreditiert?

Warum also die Arbeit in gemeinsamen Tools und immer aktuellen Dokumenten auf dem Gelände nicht einfach fortführen? Dafür reicht es, das Backoffice und einige wichtige Punkte, wie den Einlass, auf dem Event mit WLAN zu versorgen. Da hierfür im Allgemeinen nicht viel Bandbreite benötigt wird und nur ein geringer Bereich versorgt werden muss, ist das oft schon mit einem kleinen Budget möglich.

 

3. Interne Kommunikation

Auf Veranstaltungen bei denen viele Besucher erwartet werden kommt das öffentliche Mobilfunknetz häufig an seine Grenzen. Für Besucher ist das im besten Falle ein digitaler Detox. Für die Organisation ist es allerdings extrem hinderlich, wenn die Kommunikation untereinander gestört ist. Funkgeräte sind hier eine zweckmäßige Lösung. Allerdings müssen dafür ausreichend Geräte bereitgestellt werden, während jeder Mitarbeiter garantiert ein eigenes Handy in der Tasche hat. Außerdem lassen sich über Messenger und E-Mails, anders als bei Funkgeräten, auch Bilder und Texte versenden. Gibt es auf dem Gelände Event-WLAN, können alle gängigen Kommunikationsformen so genutzt werden wie auch im Alltag. Eine WLAN-Abdeckung an bestimmten Punkten, wie zum Beispiel dem Backstagebereich oder dem Einlass, kann hier bereits ausreichen. Und wenn das WLAN nur intern zur Verfügung gestellt wird, bleibt auch die benötigte Kapazität in einem überschaubaren Rahmen.

 

4. Social-Media

Wenn es um WLAN für Veranstaltungen geht, stellt sich schnell die Frage, ob es Sinn ergibt den Gästen einen Internetzugang bereitzustellen. Denn um die Privatsphäre der feiernden Gäste zu schützen, ist es oft gar nicht gewünscht, dass auf dem Event Fotos gemacht und ins Internet gestellt werden. In der Realität ist es natürlich so, dass die Gäste das Fotografieren nicht einfach sein lassen. Interessanter ist es daher vielleicht, die Social-Media Aktivitäten der Gäste etwas zu lenken. Witzige Spots mit potenziellen Foto-Motiven an denen auch WLAN verfügbar ist bündeln das Interesse und ermögliche einen schnellen Upload.

Daraus ergeben sich gleich mehrere Vorteile:

  • Es muss nicht auf dem gesamten Event WLAN angeboten werden
  • Gäste fotografieren und posten eher an den WLAN-Spots statt auf dem Dancefloor
  • Der Austausch mit Freunde über WhatsApp, Telegram, Facebook-Messenger und Co. ist ein einfach möglich

Einige Tipps für den Social-Media Auftritt von Events haben wir bereits in einem früheren Blogeintrag schon einmal näher beleuchtet.

 

5. Happy Staff – mit WLAN auf dem Event

Nicht zuletzt ist es für die Crew eine schöne Option in der langen Zeit vom Aufbau bis zum Abbau einen WLAN-Zugang auf dem Event zu haben. Wir wissen aus eigener Erfahrung, dass es manchmal recht anstrengend sein kann für eine Woche und länger auf einer Veranstaltung zu sein. Das Datenvolumen des Handys reicht zwar für ein paar Messengernachrichten und etwas Musik über Spotify. Aber YouTube Videos oder gar Netflix-Serien saugen das Datenvolumen schon in wenigen Stunden leer. Mit Event-WLAN im Backstage hat man dagegen die Möglichkeit am Abend einen Film oder Serien zu schauen oder einfach ganz gelassen im Internet zu surfen. WLAN fühlt sich eben auch ein bisschen an wie zu Hause.

 

Max Pohl
Marketing & Digitale Dienste
max.pohl@eventnet.de

 

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